Referat af bestyrelsens januar-møde

Diverse information fra bestyrelsen
Forumregler
Brugeravatar
Warnich
HMS 65-klassen A2
Indlæg: 954
Tilmeldt: 29. aug 2005, 10:41
Geografisk sted: Brabrand

Referat af bestyrelsens januar-møde

af Warnich » 20. jan 2008, 12:10

Velkommen til en nyskabelse på hms.dk :)



I bestyrelsen har vi besluttet os for at offentliggøre referaterne fra vores møder. Det vil ske i dette forum, der kun kan ses af klubmedlemmer.



Vi vil gerne gøre det synligt, hvad der sker i vores klub.

Vi arbejder på at øge interessen for klubben og klubarbejdet.

Vi håber, at der vil komme masser af ideer, forslag, kommentarer og tilbud om at give en hånd med, når det bliver mere synligt hvor mange og hvor spændende, aktiviteterne i vores klub er.



Nogle af de emner, vi drøfter på møderne, er naturligvis fortrolige i den ene eller anden forstand. Så referaterne vil for nogle punkters vedkommende blive bragt i redigeret form - eller i andre tilfælde helt udeladt.



Brug referaterne som inspiration til din deltagelse i klubben:

Til at komme med ideer, forslag og indspark til bestyrelsen.

Til at tilbyde din hjælp med dette eller hint.



God fornøjelse!





[b]Referat af bestyrelsesmøde i HMS 14.01.08 kl. 17.00[/b]



Tilstede:

Christian Nordal (CN), Jørgen Bøgeholdt (JB), Flemming Hansen (FH), Carsten Warnich (CW), Kim Bjerg (KB), Søren Duun (SD)

Fraværende:

Tommy Kjehr



[b]1.Godkendelse af referat fra sidste møde[/b]



Herunder opfølgning på to punkter:



- HMS medlemskort, JB undersøger pris: Se pkt 5A

- Indbetalingskort med FI koder, FH undersøger: FI kort anvendes ikke i 2008



Referatet godkendt.



[b]2. Henvendelser der kræver svar[/b]



[b]2A. Henvendelse fra fotograf[/b] (JB)

En fotograf har tilbudt at tage med til vores løb mod at få dele af sine transportomkostninger dækket.

Beslutning: Vore løb er ikke forsikret for sådanne aktiviteter. Vi meddeler fotografen, at han kan deltage på egen regning og risiko og at han først skal henvende sig til de aktuelle løbsledere.



[b]2B. Invitation til HMS fra Norge vedr. NEZ mesterskab[/b] (JB)

Edwin Solheim (Norge) inviterer til møde for arrangerende klubber.

SD tager til NEZ møde i Göteborg 27/1-08 med henblik på at udvide samarbejdet.



[b]2C. Aftale om Laptimes brug af klubbens udstyr [/b](SD)

Laptime er det firma, der betjener klubbens tidtagningsudstyr på vores løbsdage.

De vil gerne kunne tilbyde tidtagning til andre arrangementer, og spørger om de kan leje HMSs udstyr.

Beslutning: SD fremkommer med leje forslag på niveauet 2% af udstyrets nedskrevne værdi for 1. dag og 1% for 2. lejedag.



[b]3. Kontakter og aktuelle initiativer[/b]



[b]3A. Kontakt til udenlandske klubber[/b] (CW)

Orientering og diskussion om tiltag, der skal tiltrække flere udenlandske kørere til udvalgte HMS løb.



[b]3B. Kontakt til danske klubber[/b] (CW)

Orientering og diskussion om tiltag, der skal sætte f.eks. mærkeklubbernes deltagelse i HMS løb i system. Som publikum, som gæster eller evt. som potentielle officials.



[b]4. Bestyrelsen og bestyrelsesmøderne [/b]



[b]4A. Beslutning omkring officielt bestyrelsesmødereferat og evt. politik herfor[/b] (CN)

Beslutning: Der skrives beslutningsreferat på bestyrelsesmødet. Referatet mailes ud til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Derefter lægges det i redigeret form på nettet.



[b]4B. Bestyrelsens almindelige konstituering og fremtidige arbejdsfordeling[/b] (TK)

Punktet udsat.



[b]4C. Behandling af referat fra generalforsamling 06/07[/b] (SD)

Beslutning: referatet udgives på hms.dk.



[b]4D. Behandling af foreningsstruktur[/b] (SD)

HillClimb gruppen har sat sin organisation, opgave- og ansvarsfordeling i system. Og det fungerer rigtig godt. Det system vil vi nu overføre til vores banegruppe.

SD udsender matrialet fra HillClimb gruppens etablering med henblik på at bruge samme struktur i banegruppen. Punktet behandles på næste møde.



[b]4E. Regelsæt for bestyrelsens kommunikation på e-mail[/b] (JB)

Beslutning:

Debat kan foregå på lukket forum for bestyrelsen.

Beskeder, indkaldelser skal sendes pr mail.



[b]4F. Huske-kalender med vigtige datoer[/b] (CW)

Til DASUs repræsentantskabsmøde gik det først op for forsamlingen, at der ikke var opstillet nok kandidater og suppleanter til bestyrelse - selv om DASUs bestyrelse senest 1. november skulle have sørget for det.

Det ville have været godt, hvis vi som klub havde haft styr på den deadline, og havde checket det. Derfor forslag om, at vi systematisk noterer os vigtige motorsports-datoer, og behandler dem på de bestyrelsesmøder, der ligger op til hver enkelt dato.

Beslutning: Vi samler oplysninger til aktions-kalender.

Kalenderen lægges på bestyrelsens hms forum



[b]5. HMS klubforhold [/b]



[b]5A. Medlemskort[/b] (JB)

JB har skitserer muligheden for at få fremstillet medlemskort.

Medlemskortet skal indeholde løbskalender og iøvrigt give adgang til medlemsfordele af den ene eller anden slags.(Se 5B)

Beslutning: FH og CW sørger for bestilling og udsendelse.



[b]5B. Medlemsfordele i HMS[/b] (CW)

CW forestår at vi samler medlemsfordele for medlemmerne og udgiver dem på hms.dk.

For nylig har Rute 66 Tools tilbudt HMS medlemmer 25% rabat, der er en »olie-aftale« på vej - og vi bør sætte fordels-aftaler for medlemmerne i system.

Beslutning: Vi finder hver især samarbejdspartnere. Og opfordrer andre til at gøre det samme. Udgives på hms.dk



[b]5C. Tilskud til klubmøder[/b] (CW)

Hvor meget kan klubben tilbyde at betale i forbindelse med arrangementer hos klubmedlemmer?

Beslutning: Vi giver tilskud til kaffe, leje af stole, småkager og andre småudgifter. Bilag til Tommy.



[b]5D. Rabat på kontingen[/b]t (JB)

Senorrabatten er på brev om kontingent forskudt et år ved en fejl. Sådan forbliver det i 2008

Beslutning: FH retter fejlen for 2009



[b]5E. Formelregister på HMSs hjemmeside[/b] (JB)

Beslutning: Formelregisteret ligger som link på HMS.dk

Det skal åbne i hjemmesidens ramme.



[b]5F. Indsamling af oplysninger om biler/kørere [/b]

Erik Jensby har tilbudt at indsamle materiale om kørere og biler.

Det tager vi imod med stor tak.

Beslutning: CW opretter en database på HMS.dk, hvor Jensby kan publicere materialet.

Hillclimb får en plads i databasen, så også det materiale, som Ole Frørup i tidens løb har indsamlet, kan lagres her.



[b]6. DASU relationer [/b]



6A. Fortroligt



[b]6B. Afslutning af DASU sag dommerklage [/b](TK)

Udsættes til næste møde.



[b]6C. Status for klage over BU's behandling af sagen fra Knutstorp og Sturup i 2007[/b] (JB)

Beslutning: HMS betaler bøden på 500 kr., som DASU har tildelt Gert Jensen.(FH)

Vi beklager overfor kørerne, at banesportsudvalget ikke har trukket bøden tilbage og ikke har færdigbehandlet sagen endnu. Dermed er den sag lukket fra vores side. Vi afventer DASU´s udmelding vedr. bøder for påstået manglende brandslukkere og vender tilbage derom.



[b]6D. Valg til DASU bestyrelsen fremover[/b] (CW)

Udsættes



[b]6E. Behandling af oprydning i dobbeltbetegnelsen »klasserepræsentant«[/b] (SD)

Det er for nogle forvirrende, at ordet klasserepræsentant både bruges om den person, alle kørere har valgt til at repræsentere kørerne overfor DASU - og om de klubmedlemmer, som hver enkelt klasse har valgt til at repræsentere HMS overfor andre klubmedlemmer.

Beslutning: vi benævner dem henholdsvis »DASU klasserepræsentant« og »klub klasserepræsentant«.



6F. Fortroligt



[b]7. Arrangementer og løbsgrupper

[/b]




[b]7A. CHGP status og fremtid[/b] (TK + JB)

Udsættes



[b]7B. Træningsløb i april[/b] (CW)

Kim orienterer.

Der er endnu ikke svar fra FDM Sjællandsringen.

[color=blue]Red.: I skrivende stund er der mail fra Kim, at aftalen er på plads med KTI d. 12/4 kl. 8-13[/color]



[b]7C. Classic Car Meeting konceptet [/b](CW)

Classic Car Meeting har tidligere været brugt som »Brand« for vores løb på Ring Djursland.

Vi har aftalt med Ring Djursland, at vi i år genoptager CCM-navnet. Men hvorfor ikke generelt kalde vores egne løb for Classic Car Meeting, så det bliver nemmere at markedsføre løbene i forskellige sammenhænge?

Beslutning:

Vi afholder 3 arrangementer med publikum under konceptet CCM.

Publikumsarrangementer har en merpris på kr. 6.000 pr arrangement til den forsikring, vi skal tegne. De penge vil vi gerne ofre, for det giver elangt flere muligheder. Vi kan så invitere gæster. Og vi kan ikke mindst opfordre medlemmerne til at invitere gæster. Presse, potentielle sponsorer etc.



[b]7D. Holger Møller / Club race[/b] (TK)

Udsættes



[b]7E. Clubracereglement og debatten om samme[/b] (JB)

Diskussion om reglementet og klub-klasserepræsentanternes funktion.

Bent Lishmann er valgt som klasserepræsentant af clubracerne.

Beslutning: Vi vil fremover holde bedre kontakt klub-klasserepræsentant og bestyrelse indbyrdes. Ikke blot i ClubRace, men generelt. FL arrangerer møde med alle klub-klasserepræsentanterne og bestyrelsen.



[b]7F. Orientering om Hillclimb gruppen[/b] (SD)

SD orienterer.

Liljan Conner har været på løbslederkursus i weekenden.

Vi er ved at udarbejde licens kursusmateriale. Vi har endnu ikke købt sekretariatsvogn, men der arbejdes med sagen.



[b]Diverse[/b]



Vedr. HU:

På basis af diskussion om at bestyrelsens dialog med HU bør være tættere, foreslår vi, at TK arrangerer dialog møde(r) med HU.



Vedr. HMS.dk:

CW indsætter knap i venstre menu med oversigt over opslagstavlerne/forum: »Liste over alle forum«





[b]Næste møde[/b]: mandag d. 18. februar kl. 17.00



Punkter til næste møde:

Budget og kontrakter

NEZ møde i Göteborg 27/1-08

Aftale om Laptimes brug af klubbens udstyr. (SD)

Bestyrelsens almindelige konstituering og fremtidige arbejdsfordeling (TK)

Behandling af foreningsstruktur - del 2.

Afslutning af DASU sag dommerklage (TK)

Afslutning af DASU sag brandslukkere

Valg til DASU bestyrelsen fremover (CW)

CHGP status og fremtid (TK + JB)





Mødet slut kl. 21.30

Referat: Søren Duun
Carsten Warnich



1965 Mini #131

BUTTON_POST_REPLY